Die 3 Schlüsselherausforderungen der ISO 9001 Implementierung für KMU

Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) in einem KMU (kleines und mittlere Unternehmen) mit den Anforderungen der ISO 9001: 2015 können viele Vorteile bringen. Das Problem ist, dass es auch einige Herausforderungen gibt, die für ein KMU nicht so leicht zu überwinden sind wie für größere Unternehmen. In diesem Artikel werde ich drei Schlüsselfragen diskutieren, die Sie berücksichtigen müssen, und einige Ideen, wie Sie diese Herausforderungen bewältigen können.

1) Wie viel dokumentieren Sie?
Das scheint eine einfache Frage zu sein, aber das ist es wirklich nicht. Es geht darum, die Kompetenz der Mitarbeiter durch detaillierte, dokumentierte Verfahren auszugleichen. Es ist wahr, dass es einige obligatorische Informationen gibt, die gemäß den ISO 9001: 2015 Standardanforderungen dokumentiert werden müssen. Abgesehen von diesen Anforderungen liegt es an Ihnen zu entscheiden, welche Verfahren für Ihr einzigartiges QMS dokumentiert werden müssen. Die wichtigste Frage ist: “Wenn ich dieses Verfahren nicht dokumentiere, könnte ich eine Abweichung haben?” Für das KMU gibt es ein paar zusätzliche Dinge zu beachten, die größere Organisationen nicht beachten werden:
Arbeitet nur eine Person? – Wenn ja, ist es am besten, das Verfahren zu dokumentieren, auch wenn es für diese eine Person ziemlich einfach ist. Wenn diese Person nicht verfügbar ist und Sie diese abdecken müssen, ist ein dokumentiertes Verfahren sehr hilfreich.
Wird dieses Verfahren sehr selten verwendet? – Es gibt viel mehr Verfahren, die nicht routinemäßig in einem KMU verwendet werden, als in einem großen Unternehmen. Bei diesen Verfahren ist es am besten, sie zu dokumentieren, damit Sie Konsistenz gewährleisten können, auch wenn das Verfahren nur einmal pro Jahr durchgeführt wird.
Ist das Kompetenzniveau wichtiger? – Bei einigen Prozessen ist das erforderliche Kompetenzniveau einfach zu hoch für eine Weitergabe. Es ist wichtiger, sich darauf zu konzentrieren, wie Sie Mitarbeiter dazu bringen, diese Kompetenz zu erlangen, als ein Dokument zu schreiben.
Denken Sie daran, je weniger Sie dokumentieren, desto flexibler und reaktionsfähiger können Ihre Prozesse zu Verbesserungsmöglichkeiten werden. Versuchen Sie also nur zu dokumentieren, was für Sie sinnvoll ist.

2) Wie gehen wir mit ausgelagerten Dienstleistungen um?
Bei einem KMU gibt es in der Regel viel mehr ausgelagerte Dienstleistungen als in größeren Unternehmen. Dies kann oft zu dem Eindruck führen, dass das Unternehmen weniger Kontrolle darüber hat, wie diese Prozesse ablaufen. Wie zeigen Sie, dass Sie die Kontrolle über Ihre Produktions- und Serviceprozesse haben, wenn sie nicht in Ihrem Gebäude durchgeführt werden? Dies kann für KMU ein Kampf sein.
Der Trick, diese Kontrolle in einem KMU zu zeigen, besteht in der Verwendung vieler verschiedener Kontrollfahrzeuge. Gut dokumentierte Service-Level-Anforderungen, Second-Party-Audits, gut durchdachte Monitoring-Methoden und Follow-up-Aktivitäten für ausgelagerte Services sind alle großen Kontrollen vorhanden. Tatsache ist, dass Sie Ihren ausgelagerten Service kontrollieren können. Sie können nicht nur auf das Beste hoffen, also müssen Sie herausfinden, wie Sie dieses Steuerelement haben, damit Sie es während Ihres QMS-Audits demonstrieren können. Dies wird in den Aufzeichnungen dokumentiert, die Sie für alle oben aufgeführten Kontrollfahrzeugaktivitäten aufbewahren.

3) Wie gehen Sie mit laufenden internen Audits um?
Eine der wichtigsten Methoden zur Sicherstellung der Leistungsbewertung Ihres Prozesses ist der laufende interne Audit-Prozess. Anhand eines internen Audits betrachten Sie jeden Ihrer Prozesse in regelmäßigen Abständen, um zu sehen, was tatsächlich mit dem Prozess passiert. Durch eine Überprüfung der Aufzeichnungen und das Treffen mit den Prozessbeteiligten können Sie dies mit den geplanten Abläufen des Prozesses vergleichen, um sicherzustellen, dass die Ereignisse wie erwartet ablaufen. Auditing ist eine Fähigkeit, die gelernt und genutzt werden muss, um sicherzustellen, dass sie nachhaltig ist.
Hier kommt die Sorge für KMU auf. Wie wählen, trainieren und erhalten wir die Fähigkeiten von internen Auditoren, wenn sie nicht routinemäßig eingesetzt werden? Für große Unternehmen ist es sinnvoll, eine interne Revisionsabteilung zu führen, was bei einem kleineren Unternehmen jedoch nicht der Fall ist. Da es Unternehmen gibt, die diesen Service für Sie erbringen, müssen Sie sich fragen: Ist es besser, für unsere internen Audits ein externes Unternehmen zu beauftragen? Wenn Sie ein externes Unternehmen beauftragen, denken Sie daran, dass dies ein ausgelagerter Service ist, den Sie wie oben beschrieben kontrollieren müssen.

Das QMS sollte ein Vorteil und keine finanzielle Belastung sein
Bei der Bewältigung dieser Herausforderungen ist Folgendes zu beachten: Die Umsetzung der Anforderungen von ISO 9001: 2015 soll Ihnen ein QMS bieten, das Ihrem Unternehmen zugutekommt und Ihnen hilft, sich auf die Verbesserung der Kundenzufriedenheit und die Verbesserung Ihrer Prozesse zu konzentrieren. In diesem Sinne gestalten Sie Ihr QMS so, dass Sie die Vorteile Ihrer Verbesserungsaktivitäten nutzen und letztendlich die finanziellen Vorteile erzielen, die Sie von Ihrem Qualitätsmanagementsystem erwarten.

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