Audit im Rahmen des Qualitätsmanagements

Was ist ein internes Audit?

Um das Auditprogramm zu verstehen, ist es zunächst wichtig zu wissen, was eigentlich ein internes Audit ist. Ein Audit führt man durch, um zu überprüfen, ob ein Unternehmen die Ziele erreicht hat, welches sich gesetzt hat. Dieses Audit ist eine Maßnahme der Qualitätssicherung bzw. Qualitätssicherung eines Unternehmens. In manchen Fällen wird das Ergebnis auch mit einem Erreichungsgrad belegt. Hierbei werden die Unternehmensprozesse auditiert, das sogenannte Managementsystem. In einem internen Audit wird eine ausgewiesene Person, die Blick auf einen Prozess hat damit beauftragt, die Prozessausgänge mit den geplanten Regelungen für diesen Prozess zu vergleichen um sicherzustellen, dass diese übereinstimmen. Zunächst wird eine Audit-Checkliste erstellt, um die geplanten Regelungen zu definieren die häufig überprüft werden. Oftmals von der Überprüfung eines Verfahrens oder der ISO 9001-Standardanforderungen und dann prüft der Prüfer die Prozessausgänge um festzustellen, ob die identifizierten Details auftreten.

Die Prüfung umfasst die Betrachtung der Aufzeichnungen des Prozesses, die Interviews mit den Mitarbeitern und das Zeigen des Prozesses der durchgeführt wird um sicherzustellen, dass das was mit dem Prozess geschieht geplant ist.

 

Der Abschlussprüfer wird die Ausgänge nach dem Plan durchsuchen wenn jedoch festgestellt wird, dass dies nicht der Fall ist werden die gefundenen Probleme identifiziert, damit der Prozesseigner die eigentliche Ursache des Problems findet und entsprechende Korrekturmaßnahmen ergreifen kann damit dies nicht nochmals geschieht.

Jede Prüfung muss seine Kriterien und seinen Umfang festlegen. Die Prüfer müssen objektiv und unparteiisch gewählt werden und die Ergebnisse müssen dem Management mitgeteilt werden. Es müssen Maßnahmen ergriffen werden, um die festgestellten Abweichungen zu beseitigen

Was ist ein Audtprogramm?

Das Auditprogramm wird von der ISO 9001 im Kapitel 8.2.2 Interne Audits gefordert. Es wird für einen bestimmten Zeitraum festgelegt und beinhaltet alle Audits dieses Zeitraums. Im Unternehmen wird das Programm oft Auditjahresplan genannt. Alle Managementsysteme interne und externe Audits werden im Auditprogramm berücksichtigt. Das Auditprogramm bietet zum einen Übersicht bei der Planung, der zuständige ist meist der QMB (Qualitätsmanagementbeauftragte). Zum anderen beinhaltet es die Zielvorgabe für alle Audits. Das Ziel ist mit der obersten Leitung abgesprochen. Der QMB kann bei der Planung mit dem Auditprogramm feststellen, wann welche Ressourcen benötigt werden. Es entsteht eine Übersicht, welche Auditoren zur Verfügung stehen müssen. Da alle vorhandenen Managementsysteme bedacht werden, sind auch die notwendigen Kompetenzen für die Auditoren festzulegen. Im Auditprogramm wird festgelegt, zu welchen Zeitpunkten die Audits stattfinden sollen. Die generelle Terminsituation des Unternehmens sollte dabei berücksichtigt werden. Interne wie externe Audits werden im Auditprogramm berücksichtigt. Sind Audittermine mit dem Kunden vereinbart, werden diese soweit bekannt eingeplant. Genauso werden die Lieferantenaudits bedacht. Bei externen Audits sind Reisezeiten zu berücksichtigen.

 

 

 

Was verlangt die ISO 9001 im Audit Programm?

Die Anforderungen des Audit-Programms nach ISO 9001 erfordern, dass Sie ein Audit-Programm planen, einführen, implementieren und pflegen. Dies bedeutet auch gleichzeitig, dass Sie ein laufendes Programm in Kraft haben müssen. Das Audit-Programm stützt sich stark auf einen Zeitplan aller Audits. Das Audit-Programm muss auch die folgenden Informationen berücksichtigen, die für das zu prüfende Unternehmen besonders relevant sind:

Prozess-Wichtigkeit

Es ist üblich, dass alle Prozesse mindestens einmal jährlich auditiert werden, aber für die Prozesse, die man als kritischer für die Organisation identifiziert hat, wobei mehr als eine Prüfung erforderlich sein kann, um eine kontinuierliche Konformität zu gewährleisten. Wenn beispielsweise Ihre Kontrolle über nicht konforme Ausgaben ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens ist, können Sie dies mehrmals im Jahr planen. Wenn Sie Änderungen an Ihrem QMS kennen, wie z. B. neue Kundenanforderungen oder Ihre Bemühungen Ihr QMS nach ISO 9001: 2015 zu ändern, müssen diese Anforderungen Bestandteil Ihres Auditprogramms werden.

Ergebnisse der bisherigen Audits

Ein Teil des Lernens aus Ihren internen Audits führt zu Änderungen an Ihrem Auditplan, wie Sie aus Ihren Audits Informationen gewinnen. Wenn Sie beispielsweise ein Audit abschließen, das viele Nichtkonformitäten identifiziert hat können Sie ein zusätzliches Audit hinzufügen, um die Korrektur der im ersten Audit gefundenen Abweichungen zu bestätigen.

Audit in der Qualitätssicherung

Was sollte enthalten sein?

 

Zusammen mit den oben genannten Überlegungen werden diese Elemente in das Programm aufgenommen:

Audit-Frequenz - Wie oft werden Sie jeden Prozess  überprüfen? Werden Sie einen bestimmten Prozess mehr als die anderen auditieren? Ihr Auditplan sollte die Frequenzen der enthaltenen Audits enthalten.

 

Audit-Methoden

 

Informationen zu einem Verfahren überprüfen das vorhanden ist, oder den Prozess beurteilen, um die Effektivität beurteilen zu können sowie die Aufzeichnungen, die Sie überprüfen werden, um die Prozesskonformität zu bewerten, können für jedes Audit in einer Audit-Checkliste erfasst werden.

Verantwortlichkeiten

 

Wer ist für die Aufrechterhaltung des Audit-Programms verantwortlich? Welche Mitarbeiter führen jedes Audit durch? Man sollte daran denken, dass Objektivität und Unparteilichkeit der Auditoren eine Notwendigkeit für ein gutes internes Audit-Programm ist.

Voraussetzungen für die Planung ist es, wie weit voraus die Audittermine sind, wer kontaktiert wird, um die Prüfung zu planen und wer bei den Eröffnungs- und Abschlussversammlungen für Audits anwesend sein muss.

 

Prüfbericht

 

Nach Abschluss der Auditierung, wie lange kann es dauern, bis der Audit Bericht nach der Prüfung vorliegt? Wer muss den Bericht herausgeben und wer muss ihn begutachten sowie zulassen? Wie werden die Audit Berichte der Unternehmensleitung zur Begutachtung vorgelegt?

Internes Audit-Programm: Wichtig für Korrekturen und Verbesserungen

Die erste und wichtigste Aufgabe des internen Audit-Programms ist es sicherzustellen, dass alle Prozesse die geplanten Absprachen erfüllen.

Durch die Prüfung verschiedener Prozesse können die internen Auditoren Erfolgsmodelle im gesamten Unternehmen austauschen, sodass Sie die Verbesserungen in Ihrem gesamten Qualitätsmanagementsystem erzielen können, wodurch Zeit und Geld gespart werden kann.

Mit Ihrem internen Audit-Programm als ein Verbesserungs-Tool wird Ihnen geholfen, an Ihr Engagement für kontinuierliche Verbesserung zu arbeiten.