Die ISO 9001 – Wie bereitet man sich auf ein internes Audit vor?

Die Rolle des internen Audits bei der Leistungsbewertung und pflege Ihres Qualitätsmanagementsystems (QMS) wird in den ISO 9001: 2015 Anforderungen hervorgehoben. Dies ist eines der wichtigsten Tools, mit denen Sie überprüfen können, ob Ihre Prozesse die geplanten Vereinbarungen erfüllen, die Sie für sie festgelegt haben. Obwohl Ihre wichtigsten Prozessindikatoren Ihnen möglicherweise sagen, dass die Ergebnisse des Prozesses sicher sind, ist das interne Audit eine gute Gelegenheit für Sie als Prozesseigner, sich davon zu überzeugen, dass die kleinen Details des Prozesses auch wie geplant ablaufen. Das interne Audit bietet auch einige Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Prozesses. Sollten Sie feststellen, dass etwas nicht wie geplant funktioniert, haben Sie die Möglichkeit, es für die Zukunft zu korrigieren. Das interne Audit ist gut für Ihren Prozess. Dies hält jedoch die Mitarbeiter, die auditiert werden sollen nicht davon ab, sich Sorgen zu machen, was gefunden wird.

Verstehen, warum Menschen sich Sorgen machen
Die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen wollen einen guten Job machen und wenn jemand von außerhalb ihrer Abteilung kommt, um sich ihre Arbeit anzuschauen, kann das einige Leute beunruhigen. Obwohl der Zweck des internen Audits darin besteht, die Konformität mit den Anforderungen zu überprüfen, denken viele Leute leider, dass dies eine Fehlersuche ist. Infolgedessen sind sie besorgt, dass ein kleiner Fehler gefunden wird und zu ernsthaften Problemen für sie am Arbeitsplatz führt.
Denken Sie daran, dass der interne Auditprozess eine Möglichkeit für den Auditor darstellt, die geplanten Vorkehrungen für einen Prozess zu überprüfen, sowie eine Audit-Checkliste für den Prozess zu erstellen. Er wird überprüfen, was im Prozess geschieht, um zu prüfen, ob die geplanten Vereinbarungen eingehalten werden. Der Auditor wird darüber zu berichten, wenn das Audit abgeschlossen ist. Der interne Audit-Prozess soll Ihren Prozess unterstützen und dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, dass dies für die Vorbereitung auf das interne Audit wichtig ist.

Wie bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf ein internes Audit vor?
Es sollte keine Vorbereitung für die Aufzeichnungen Ihres Prozesses geben - das ist schließlich, wie Sie Ihren Prozess täglich durchführen, so dass die Aufzeichnungen bereits in guter Verfassung sein sollten. Trotzdem gibt es einige Dinge, an die Sie Ihre Mitarbeiter erinnern können, um ihnen bei der Vorbereitung auf das interne Audit zu helfen:

Erinnern Sie sie daran, wie das interne Audit funktioniert - Selbst wenn sie zuvor ein internes Audit durchlaufen haben ist es hilfreich, die Mitarbeiter daran zu erinnern, dass das interne Audit die Konformität mit den Prozessplänen bestätigt und selbst wenn ein Problem festgestellt wird nur eine Chance darstellt, Korrekturen vorzunehmen und sicherzustellen, dass der Prozess stärker voranschreitet.
Auffrischen, wo die geplanten Vereinbarungen gefunden werden - Selbst wenn Sie eine dokumentierte Prozedur für Ihren Prozess haben ist es wahrscheinlich, dass Mitarbeiter diese nicht jeden Tag verwenden. Eine schnelle Erinnerung daran, was Ihre Verfahren sind, wo die Informationen zu finden sind und wo die Aufzeichnungen aufbewahrt werden, kann viel dazu beitragen, dass sich ein Mitarbeiter besser vorbereitet fühlt, wenn eine Frage gestellt wird.

Die beste Antwort auf ihrer Fähigkeit - Auditoren wissen, dass Menschen nervös sein können und manchmal die Antwort auf eine Frage vergessen. Es ist akzeptabel zu sagen: "Ich vergesse das gerade jetzt, aber hier kann ich diese Informationen finden" und dann dem Auditor die Prozedur oder andere Informationen zeigen, die sie brauchen. Wenn ein Mitarbeiter keine Antwort kennt, ist es viel schlimmer, die Antwort zu finden, als einfach zu sagen: "Ich weiß es nicht, aber ich kann es herausfinden."

Perfektion ist keine Voraussetzung - Wenn bei einem internen Audit ein Problem gefunden wird, ist die effektivste Verwendung für eine Korrekturmaßnahme ein systematisches Problem. Das heißt, wenn ein kleiner Fehler gemacht wird, der kein wiederkehrendes Problem ist, dann ist es nicht das Ende der Welt. Wir können den kleinen Fehler beheben und vorwärts gehen - manchmal passieren Fehler, und das ist in Ordnung.
Stellen Sie sicher, dass Korrekturmaßnahmen keine Suche nach Schuldigen sind - Menschen neigen dazu sich zu erinnern, was vorher passiert ist, also stellen Sie sicher, dass wenn ein Problem gefunden, dies korrigiert wird und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, ohne jemanden zu beschuldigen. Bei langjährigen Mitarbeitern kann eine negative Erfahrung mit anderen Managern in der Vergangenheit dazu führen, dass sie zu Beginn des internen Audit-Prozesses Angst haben. Stellen Sie daher sicher, dass dies bei Ihnen als Prozesseigner nicht der Fall ist.

Wissen ist der Schlüssel zur Bekämpfung der Angst vor der internen Revision
Der einzige Weg, die Sorgen der Mitarbeiter zu bekämpfen, ist Wissen. Bringen Sie Ihren Mitarbeitern bei, was das interne Audit ist, wie es funktioniert und wie mit den Ergebnissen umgegangen wird. Geben Sie den Mitarbeitern ein gewisses Vorwissen, damit sie wissen was von ihnen erwartet wird und, dass es keine Vorwürfe gegen sie gibt, wenn eine Nichtkonformität festgestellt wird. Das interne Audit ist keine Suche nach Schuldigen. Es ist eine Zeit zu überprüfen, ob die Dinge wie geplant funktionieren und wenn nicht, werden Korrekturen vorgenommen. Je mehr Sie Ihren Mitarbeitern helfen sich vorzubereiten, desto bessere Informationen erhalten Sie von der internen Revision, um kontinuierliche Verbesserungen in Ihren Prozessen zu finden - und kontinuierliche Verbesserung ist einer der größten Vorteile, den Sie sowohl aus dem internen Audit als auch aus Ihrem QMS ziehen.

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